Anamaria Simon, Henny Franz und Michaela Erdedi arbeiten in der Leistungsabrechnung der Martha-Maria-Altenhilfe. Gemeinsam mit Geschäftsführer Michael Zimber haben sie damit begonnen, Prozesse zu digitalisieren und dadurch Papier und Zeit zu sparen. Das zeigt: Nachhaltigkeit passiert oft im Kleinen. Es braucht nicht immer Anschaffungen für Zehntausende Euro. Ein Interview.
Welche Aufgaben übernimmt die Leistungsabrechnung?
Michaela, erkläre kurz und verständlich, was deine Kolleginnen und du in der Leistungsabrechnung machen.
Wenn "Frau Müller" ins Altersheim zieht, weil sie zuhause nicht mehr zurechtkommt, machen wir die Rechnung dafür. Neben der Erstellung und der Übermittlung der Rechnung kommt auch die Zusammenarbeit mit den Pflegekassen, den Krankenkassen, Sozialämtern, Versicherungen, Sozialhilfeträgern und Angehörigen dazu.
Wir beraten und betreuen auch die Angehörigen, wenn es Probleme bei der Abrechnung mit der Kasse gibt. Als Leistungsabrechnung in der Martha-Maria-Altenhilfe sind wir sowohl für stationäre als auch für ambulante Dienstleistungen zuständig.
Und was passiert, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird? Seid ihr dann auch zuständig?
Ja, zu unserem Aufgabengebiet gehört auch das Mahnwesen mit Erinnerungen und Telefonaten bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren. An dieser Stelle übergeben wir den Fall an die Buchhaltung und Anwälte. Wir sind dann nur noch unterstützend aktiv.
Gründe für den hohen Papieraufwand in der Leistungsabrechnung
Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass bei Arztbesuchen und Behandlungen sehr viel über den Postweg läuft. Das ist entsprechend papierintensiv.
Das gilt auch für unsere Arbeit. Zum Teil liegt das an der Zielgruppe. Die Generation, die aktuell in Senioreneinrichtungen ist, agiert noch nicht sonderlich digital. E-Mails sind eher die Ausnahme. Das könnte sich in 20 oder 30 Jahren ändern.
Bei den Angehörigen sieht die Situation anders aus: Immer mehr Angehörige wollen die Rechnungen per E-Mail erhalten. Das geht nach einer datenschutzrechtlichen Zustimmung auch relativ unkompliziert. Bei den Kassen wird die digitale Kommunikation ab 2025 sogar verpflichtend, wodurch wir hoffentlich viel Papier und Arbeitszeit einsparen.
Gibt es gesetzliche Vorgaben, dass bestimmte Unterlagen schriftlich verschickt werden müssen?
Ob die Kundenrechnungen in Papierform oder digital übermittelt werden, ist irrelevant. Die originale Unterschrift auf Papier ist allerdings zum Beispiel beim Lastschriftverfahren verpflichtend. Da genügt eine E-Mail noch nicht.
Ebenso verlangen die Pflegekassen manche Dokumente in Papierform. Im ambulanten Pflegedienst müssen die Kunden jeden Monat per Unterschrift auf einem Leistungsnachweis bestätigen, dass sie die Leistungen erhalten haben.
Weniger Ausdrucke durch die digitale Unterschrift
Du arbeitest schon mehrere Jahre in der Leistungsabrechnung: Wie viele Prozesse werden digital abgewickelt und wie viel läuft noch per Post?
90 Prozent geschieht noch auf Papier. Das Absurde ist: Selbst wenn wir an eine Kasse Dokumente schon digital verschicken können, werden oftmals noch Unterlagen in Papierform zusätzlich verlangt.
Da die Prozesse also doppelt abgewickelt werden, muss man leider sagen, dass manchmal der reine postalische Weg nachhaltiger ist als die Kombination aus Brief und E-Mail. Da muss sich auf jeden Fall dringend etwas ändern.
Der erste Schritt ist immer der schwierigste und zugleich wichtigste. In der Leistungsabrechnung der Altenhilfe habt ihr damit begonnen, Prozesse zu digitalisieren. Was genau habt ihr umgestellt?
Wir haben die Abläufe rund um Überweisungen und Ausbuchungen digitalisiert. Wenn wir also beispielsweise ein Guthaben für einen Kunden haben, füllen wir ein digitales Formular mit Bankverbindung und Betrag aus, schicken es zur digitalen Unterschrift an unseren Vorgesetzten und reichen es nach der Freigabe an die Finanzbuchhaltung weiter.
Wer war die treibende Kraft hinter dieser Umstellung?
Das war die Idee von Michael Zimber – wahrscheinlich, weil er davon genervt war, dass er jeden Tag einen Papierstapel zum Unterschreiben von mir bekommen hat. (*schmunzelt*) Gemeinsam mit der IT und der Finanzbuchhaltung haben wir nach einer Lösung gesucht und die digitale Unterschrift auch wenige Wochen später im Februar 2024 eingeführt.
Nachhaltigkeit auch mit Blick auf die Arbeitszeitgestaltung
Wie viele Ausdrucke könnt ihr dadurch einsparen?
Am Tag sind es ungefähr 20 Blatt Papier. Das klingt zunächst einmal nicht so viel. Wenn man es jedoch auf das Jahr hochrechnet, kommt da einiges zusammen. Außerdem sparen sowohl wir in der Leistungsabrechnung als auch die Geschäftsführung sehr viel Zeit. Durch die neu geschaffenen Schnittstellen werden wir also nicht nur nachhaltiger, sondern auch produktiver.
Und wie läuft das bei euren Kolleginnen und Kollegen aus den Krankenhäusern und MVZ?
Da laufen diese Prozesse noch klassisch per Papier ab. Es braucht vermutlich in jeder Gesellschaft die eine Person, die sagt: „So kann es nicht weitergehen.“ Gerade bei den älteren Kollegen dürfte die Angst vor dem Digitalen ein nicht zu unterschätzender, hemmender Faktor sein.
Hier ist es wichtig, alle Teammitglieder an die sprichwörtliche Hand zu nehmen und zu zeigen, dass es wirklich einfacher ist und die Sorgen unbegründet sind. Wer Fragen hat, darf sich gerne bei uns melden.
Vielen Dank für das Gespräch, Michaela.